"Çalışan Mart'ta ayrıldı, Microsoft 365 lisansı için Aralık'a kadar fatura ödemeye devam ediyoruz." Bu cümleyi 2022 NCE (New Commerce Experience) sonrası yüzlerce Türk şirketinden duyuyoruz. Microsoft'un yeni satın alma modeli, esnek aylık iptaller dönemini bitirdi — yıllık taahhütlü lisanslar artık çalışan ayrılsa bile fatura kesmeye devam ediyor. Peki bu "boşa giden lisans" şirketinize gerçekte ne kadara mal oluyor? Türkiye'deki 100 kişilik ortalama bir şirket için yıllık 70.000-150.000 TL görünmeyen IT yükü çıkıyor. Detaylı hesabını ve önleme stratejilerini ele alalım.
NCE Nedir, Neden Önemli?
Microsoft New Commerce Experience (NCE), Mart 2022'de devreye giren satın alma modelidir. Eski "Office 365 / CSP Direct" modelinden farkı:
| Özellik | Eski Model (≤2022 Mart) | NCE (2022+) |
|---|
| Aylık iptal | Her ay sonu mümkün | Sadece anniversary'de |
| Yıllık taahhüt iade | Esnek | Sadece ilk 7 gün |
| Aylık vs yıllık fiyat farkı | ~%10 | ~%20 (yıllık avantajlı) |
| Co-term (toplu yenileme) | Opsiyonel | Şart (anniversary date) |
| 3 yıllık taahhüt | Yok | Var (~%5 ek indirim) |
Pratik anlamı: Yıllık taahhütlü bir lisansı satın aldıktan 7 gün sonra iptal edemezsiniz. Çalışan Mart'ta ayrılırsa, Aralık'a (yıllık döngü sonuna) kadar fatura kesilir. Bu para "boşa giden lisans" — kullanıcı yok ama ödeme devam.
"Boşa Giden Lisans" Maliyeti — 100 Kişilik Şirket İçin Hesap
Tipik Türk şirketi parametreleri ile somut bir hesap yapalım:
- 100 toplam çalışan
- %18 yıllık turnover oranı (Türkiye ortalaması — TÜİK 2024)
- %70 yıllık taahhütlü lisans (yaygın CSP yapısı)
- Microsoft 365 Business Standard ($12.50/user/ay)
- Çalışan ortalama yıl ortasında ayrılır (kalan 6 ay)
- USD/TL ~ 45 TL
Hesap:
- Yıllık ayrılan çalışan = 100 × 18% = 18 kişi
- Yıllık taahhütlü olanlar = 18 × 70% = 13 kişi
- Boşa giden ay × $: 13 × 6 ay × $12.50 = $975
- TL karşılığı: $975 × 45 = ~43.875 TL/yıl boşa giden lisans
Bu sadece doğrudan lisans bedeli. Bir de offboarding IT operasyon maliyeti var:
- Yıllık ayrılan = 18 kişi
- Çıkış başına IT zamanı: 3 saat (litigation hold + OneDrive transfer + mailbox forwarding + lisans iadesi + MFA temizlik)
- IT saatlik maliyeti: 500 TL (Türkiye 2026 ortalama IT uzmanı brüt + SGK)
- Toplam IT operasyon = 18 × 3 × 500 = 27.000 TL/yıl
Yıllık toplam görünmeyen IT yükü: ~70.875 TL
3 yıllık projeksiyon (yıllık %5 enflasyon): 70.875 + 74.419 + 78.140 = ~223.434 TL — bu 3 yıl içinde IT bütçenizden çıkıp giden, hiçbir değer üretmeyen bir kalem. Bu para olmasaydı 5 ek lisans + bir IT uzmanı eğitimi + Defender for Office 365 P1 alabilirdiniz.
NCE 7-Gün İade Kuralı — Görsel Anlatım
| Senaryo | Aylık Taahhüt | Yıllık Taahhüt |
|---|
| Çalışan ilk 7 gün içinde ayrıldı | İptal mümkün | İptal mümkün (tam iade) |
| Çalışan 8-30 gün içinde ayrıldı | O ay sonu iptal | Yıl sonuna kadar fatura |
| Çalışan 31-365 gün içinde ayrıldı | O ay sonu iptal | Yıl sonuna kadar fatura |
| Çalışan 1+ yıl çalışıp ayrıldı | O ay sonu iptal | Anniversary'de iptal opsiyonu |
Yani 365 günlük yıllık taahhüt, 7 günden sonra "kilitli" hale gelir. Ne kullanıcı silseniz, ne lisans çıkarsanız fatura akışı durmaz.
4 Ana Önleme Stratejisi
1. Karma Sözleşme Yapısı (En Etkili — %60 tasarruf)
Yüksek turnover beklenen pozisyonlar (satış temsilcisi, çağrı merkezi, stajyer, kısa-vadeli proje) aylık taahhüt; çekirdek kadro (yöneticiler, yazılımcılar, finans) yıllık taahhüt.
Maliyet farkı: Yıllık aylık'tan ~%20 ucuz. 100 kişide 30 yüksek-turnover, 70 çekirdek varsa:
- 30 × $12.50 × 1.20 = $450/ay (aylık)
- 70 × $12.50 = $875/ay (yıllık)
- Toplam: $1.325/ay (~59.625 TL/ay)
Tüm yıllık alımına göre $50/ay daha pahalı, ama 30 yüksek-turnover'ın boşa giden lisansını tamamen sıfırlar.
2. PowerShell + Azure Automation Offboarding (%75 IT zamanı tasarrufu)
Manuel offboarding 3 saat sürer. PowerShell automation runbook ile aynı işlem 30 dakikaya iner:
# Tek tıkla offboarding workflow (Azure Automation Runbook)
param([string]$UserPrincipalName)
# 1. Litigation Hold uygula (mailbox veri korunsun)
Set-Mailbox -Identity $UserPrincipalName -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555
# 2. OneDrive sahipliğini yöneticiye transfer
Set-SPOUser -Site "https://tenant-my.sharepoint.com/personal/$($UserPrincipalName.Replace('@','_').Replace('.','_'))" `
-LoginName "manager@sirket.com" -IsSiteCollectionAdmin $true
# 3. Mailbox forwarding (gelen mailleri yöneticiye yönlendir)
Set-Mailbox -Identity $UserPrincipalName -ForwardingSmtpAddress "manager@sirket.com" -DeliverToMailboxAndForward $false
# 4. Lisansı kaldır (boşa giden lisansı havuzuna iade et)
Set-MgUserLicense -UserId $UserPrincipalName -RemoveLicenses @("SkuId-here") -AddLicenses @()
# 5. MFA, devices, app passwords temizle
Get-MgUser -UserId $UserPrincipalName | Disable-MgUserAccount
Get-MgUserAuthenticationMethod -UserId $UserPrincipalName | Remove-MgUserAuthenticationMethod
Write-Host "✓ Offboarding tamamlandı: $UserPrincipalName" -ForegroundColor Green
Bu script PowerShell Komut Üreticimizdeki 14+ senaryodan derlenmiş bir kompozisyondur. Azure Automation Runbook olarak kurulup webhook ile İK'dan tetiklenebilir.
3. Lisans Havuzu Yönetimi (%35 maliyet azaltma)
Çalışan ayrıldıktan sonra lisansı silmek yerine geçici "havuz"a koyup yeni gelen onboarding'e transfer etmek. CSP partner aylık fatura raporundan bu havuzu izler:
- Mart: 3 ayrılan + 2 işe alım = net 1 ek lisans gerek
- Nisan: 2 ayrılan + 5 işe alım = net 3 ek lisans gerek (havuzdan 1 + yeni 2 alım)
- Yıl sonu: havuzda 0-3 lisans optimum (ay başı dalgalanma için)
Bu yaklaşım toplam lisans sayısını artmadan yeni işe alımları karşılar — yıllık alım maliyetini %30-40 düşürebilir.
4. Plan Optimizasyonu (%20-30 birim fiyat tasarrufu)
Tüm çalışanlara aynı plan atamak yerine pozisyona göre dağılım:
- Sahaya çıkan kullanıcılar: Microsoft 365 F3 ($8) — Business Standard ($12.50) yerine
- Pasif personel (yarı-zamanlı, depo): Microsoft 365 Business Basic ($6)
- Yöneticiler ve uzmanlar: Microsoft 365 Business Premium ($22)
- C-level + hukuk + finans: Microsoft 365 E5 ($57) — compliance gereksinimleri
50 kullanıcıda hep BS yerine 20F3 + 10BB + 15BP + 5E5 dağılımı ile aylık ~$200 (~9.000 TL) tasarruf mümkün. Yıllık ~108.000 TL.
İK + IT Birlikte Çalışma Modeli
"Boşa giden lisans" sorununu çözmek sadece IT'nin işi değil — İK ile birlikte yapısal süreç gerek:
- İK işten çıkış sürecine "lisans iade" tetiği eklemeli — istifa veya çıkış kararı kesinleştiğinde IT'ye otomatik bildirim (Power Automate workflow ideal).
- "Geçici lisans rotasyonu" politikası — Çıkış sonrası 30 gün lisans havuzda bekler (mailbox + OneDrive transfer için). 30 gün sonra havuzdan yeni alıma transfer.
- Aylık IK + IT review — geçen ay kaç ayrılan, kaç yeni alım, lisans dağılımı net.
- Yıllık taahhüt yenilenmeden 30 gün önce review — anniversary date öncesi ihtiyaçları gözden geçir, 7 gün iade penceresi içinde gereksiz lisansları iptal et.
CSP Partner Rolü — Neden CSP Üzerinden?
Microsoft'tan doğrudan satın alma yerine Yetkili Çözüm Ortağı (CSP) üzerinden almak şu avantajları sağlar:
- Aylık fatura konsolidasyonu — tüm M365 + Azure + Defender + Power Platform tek faturada (TL)
- Karma sözleşme önerisi — yıllık + aylık denge için CSP danışmanlığı
- Lisans havuzu takibi — boşa giden lisans için aylık rapor
- Yıllık peşin ödeme indirimi — CSP paketi ile %5-10 ek tasarruf
- Anniversary date hatırlatması — yıllık taahhüt yenilenmeden önce uyarı
- 7×24 Türkçe teknik destek
Sıradaki Adım: Şirketinize Özel Hesap Yapın
Çalışan Çıkış Maliyeti Hesaplayıcı + CFO Sunum PDF
Şirketinizin parametrelerini girin (kullanıcı sayısı + turnover + plan + yıllık taahhüt %), yıllık ve 3 yıllık görünmeyen IT yükü hesabını anında alın. Patron/CFO sunumu için 8 sayfalık PDF rapor ücretsiz email'inize.
Hesaplayıcı Aracını Aç →
Microsoft Yetkili Çözüm Ortağı (CSP) olarak ücretsiz lisans envanteri audit'i sunuyoruz: mevcut SKU dağılımı + karma sözleşme önerisi + offboarding otomasyon kurulumu. WhatsApp 0216 344 15 59 veya iletişim formu.
Sıkça Sorulan Sorular
NCE'de yıllık taahhütlü lisans iade edilebilir mi?
Microsoft New Commerce Experience (NCE) modelinde yıllık taahhütlü lisanslar yalnızca abonelik başlangıcından itibaren 7 takvim günü içinde iptal edilebilir. Bu süre dolduktan sonra çalışan ayrılsa bile sözleşme sonuna kadar fatura kesilmeye devam eder. Boşa giden bedel = kalan ay × birim fiyat × USD/TL kuru.
Aylık taahhüt mü yıllık taahhüt mü daha avantajlı?
Yıllık taahhüt aylığa göre yaklaşık %16-20 daha ucuzdur, ancak iade esnekliği yoktur. Türkiye'de yıllık çalışan turnover oranı %15-25 arasındaysa, hesaplayıcının çıkardığı boşa giden lisans bedeli, yıllık taahhüt indiriminden büyük olabilir. CSP partner aylık + yıllık karma model önerebilir: çekirdek kadro yıllık, rotasyon yüksek pozisyonlar aylık.
Offboarding süreci kaç saat sürer?
Standart bir Microsoft 365 offboarding (litigation hold, OneDrive transfer, mailbox forwarding, lisans iadesi, BitLocker recovery key arşivi, MFA temizliği) ortalama 2-4 saat sürer. PowerShell otomasyonu + Azure Automation Runbook ile bu süre 30-45 dakikaya indirilebilir. PowerShell Komut Üreticimiz hazır script şablonları sunar.
Çalışan ayrılınca mailbox ne kadar süre saklanır?
Default davranış: lisans kaldırıldıktan 30 gün sonra mailbox soft-delete'e gider, 30 gün daha (toplam 60 gün) recoverable kalır, sonra silinir. Yöneticilerin bu süreyi uzatması için: (1) Inactive Mailbox feature aktive (admin merkez), (2) Litigation Hold süresiz uygula (Set-Mailbox -LitigationHoldEnabled), (3) 3rd-party backup ile sınırsız sakla.
İşten çıkış sürecini İK sistemiyle entegre edebilir miyim?
Evet — Power Automate ile İK sistemi (BambooHR, SAP SuccessFactors, kendi Power Apps) → Azure Automation Runbook tetikleme yapılabilir. Workflow: İK "termination" durumu işaretleyince → Power Automate webhook tetikler → Azure Runbook PowerShell offboarding çalıştırır → IT'ye onay maili gider. Manuel müdahale dakikadan saniyeye iner.
3 yıllık taahhüt almalı mıyım?
3 yıllık taahhüt ek %5 indirim sağlar, ama esnekliği daha da kısıtlar — 7 gün iade penceresi sonrası 36 ay kilitli. Sadece çekirdek-stabil kadro için mantıklı (CEO, finans direktörü, baş yazılımcı). Genel kadro için yıllık taahhüt yeterli — esneklik/maliyet dengesi.
"Lisans havuzu" nasıl yönetilir?
CSP partner üzerinden alındığında, ayrılan kullanıcının lisansı toplam abonelik miktarına dokunulmadan geçici "atanmamış" statüye geçer. PowerShell ile: Set-MgUserLicense -UserId X -RemoveLicenses @(skuId). Yeni işe alımda: Set-MgUserLicense -UserId Y -AddLicenses @(@{SkuId=skuId}). Toplam abonelik sabit, kim kullanır esnek. CSP aylık raporda kullanılmayan lisans sayısını gösterir.
Kaynaklar