Shared Mailbox Exchange Online'ın en pratik özelliklerinden biri: info@, satis@, destek@ gibi kişisel olmayan adresler birden fazla kullanıcının yönetebileceği posta kutuları. KOBİ için 2 senaryoda kritik: (1) paylaşılan iş kutuları, (2) çalışan ayrıldığında mailbox'unu Shared'a dönüştürerek lisanssız muhafaza etme. Bu yazıda ileri yönetim detaylarını anlatıyoruz.
💰 Maliyet avantajı: Shared Mailbox 50 GB'ye kadar lisanssız çalışır. 5 ayrılan çalışan için 5 lisans iptali = aylık ~$60 tasarruf, mailler aynen erişilebilir kalır.
Shared Mailbox vs Distribution List vs M365 Group
| Özellik | Shared Mailbox | Distribution List | M365 Group |
|---|
| Posta kutusu var mı? | ✅ Var | ❌ Yok (sadece dağıtım) | ✅ Var |
| Birden çok kişi okur mu? | ✅ Hepsi | Üyelere kopyalanır (her birinin inbox'ında) | ✅ Hepsi |
| "info@" adından gönderir mi? | ✅ Send As ile | ❌ | ✅ Send As ile |
| Lisans | Yok (50 GB altı) | Yok | Üyeler bireysel lisanslı |
| Bağlı SharePoint site | ❌ | ❌ | ✅ Otomatik |
| Teams kanal bağlantısı | ❌ | ❌ | ✅ |
Shared Mailbox Oluşturma
GUI ile
- admin.exchange.microsoft.com → Recipients → Mailboxes → Add a shared mailbox.
- Name: "Genel Destek", Email:
destek@sirketiniz.com.
- Yetkili kullanıcılar (Members): Destek ekibindeki 3-5 kişi.
- Save → 5 dk içinde aktif.
PowerShell ile
Connect-ExchangeOnline
New-Mailbox -Shared -Name "Destek" -DisplayName "Genel Destek" -Alias "destek" -PrimarySmtpAddress "destek@sirketiniz.com"
# Üyelere Full Access ver
Add-MailboxPermission -Identity "destek@sirketiniz.com" -User "ali@sirketiniz.com" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
3 Tür İzin: Full Access vs Send As vs On Behalf
| İzin | Ne Yapar | Mail Görünümü |
|---|
| Full Access | Kutuya tam erişim, mailleri okuma + yanıtlama + silme | Mailbox otomatik Outlook'a mount edilir (auto-mapping) |
| Send As | Mailbox adına mail gönderme | Alıcı sadece "destek@sirketiniz.com" görür (gönderen Ahmet değil) |
| Send on Behalf | Mailbox adına ama "X adına Y" şeklinde | Alıcı "Ahmet on behalf of destek@" görür (şeffaflık) |
Hangisi Ne Zaman?
- Destek ekibi: Full Access + Send As. Müşteri sadece "destek@" görür, ekip içinde kim yanıtladı görmez.
- Asistan + Yönetici: Send on Behalf. "Sekreter X adına yönetici Y" şeffaf.
- Ayrılan çalışan mailbox'ı: Full Access yöneticiye. Sadece okuma için.
Auto-Mapping — Outlook Otomatik Mount
Full Access verildiğinde varsayılan olarak shared mailbox kullanıcının Outlook'unda otomatik mount edilir. Bu istenmiyorsa:
# Auto-mapping kapalı versiyonu
Add-MailboxPermission -Identity "destek@sirketiniz.com" -User "ali@sirketiniz.com" `
-AccessRights FullAccess -InheritanceType All -AutoMapping $false
Kullanıcı manuel olarak File → Open & Export → Other User's Folder ile açar.
Quota — 50 GB Limit ve Genişletme
Shared Mailbox 50 GB'ye kadar lisanssız. Üzerinde:
- 50-100 GB: Exchange Online Plan 2 lisansı atama gerek ($8/ay)
- 100 GB+: Lisans + In-place Archive
- Plan 2 ile arşiv: 50 GB ana + 1.5 TB archive otomatik
Quota Kontrol
Get-Mailbox -Identity "destek@sirketiniz.com" | Select Name, ProhibitSendQuota, ProhibitSendReceiveQuota, IssueWarningQuota
Çalışan Ayrılma Senaryosu — Mailbox → Shared
Çalışan ayrıldığında en ekonomik çözüm: bireysel mailbox'ı Shared'a dönüştürmek + lisansı geri almak.
- Çalışanın bireysel mailbox'ında "Block sign-in" (Active users → Block).
- Exchange admin → Recipients → Mailboxes → ilgili kullanıcı → Convert to shared mailbox.
- Onaylar → mailbox shared'a dönüşür.
- Active users → kullanıcı → Licenses → tüm lisansları kaldır.
- Bir veya birden fazla yöneticiye Full Access ver.
- Sonuç: mailler 50 GB'ye kadar lisanssız erişilebilir kalır.
Sınır: 30 Gün Lisans Kaldırma Penceresi
Lisans kaldırıldıktan 30 gün sonra Microsoft otomatik mailbox'ı siler — bu yüzden Shared'a dönüşüm lisans kaldırmadan ÖNCE yapılmalı.
Mobil Erişim — Shared Mailbox
Outlook mobil app'inde Shared Mailbox erişimi sınırlıdır. Çözümler:
- Outlook web (mobil tarayıcı): Full Access tam çalışır
- Outlook mobile (iOS/Android): Manual hesap olarak ekleme (IMAP/Exchange)
- Yeniden push notification: Sadece bireysel mailbox'tan, shared'dan gelmez (Outlook tasarım sınırı)
İleri Senaryolar
Senaryo 1: Departman Ortak Inbox + Otomatik Atama
"destek@" gelen maillerin otomatik takım üyelerine kategori bazlı atanması:
- Mail Flow Rule: "Subject 'fatura' içeriyor → muhasebe@sirketiniz.com'a CC ekle"
- Power Automate flow: "Yeni mail → Teams kanalında bildirim + ticket oluştur"
- 3rd party: HappyFox / Zendesk / Freshdesk entegrasyonu
Senaryo 2: Shared Mailbox'a Auto-Reply
- Outlook web'de shared mailbox'ı aç (yetkili kullanıcı olarak).
- Settings → Automatic replies → ayarla.
- "Mesajlar gelinde otomatik yanıt: 'Mesajınız alındı, 24 saat içinde yanıtlanacaktır.'"
Senaryo 3: Litigation Hold (Yasal Süreç)
Mahkemede dava açıldığında shared mailbox kalıcı tutmak:
Set-Mailbox -Identity "destek@sirketiniz.com" -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration "Unlimited"
Sık Karşılaşılan Sorunlar
Sorun 1: Shared mailbox Outlook'ta görünmüyor
Auto-mapping gecikmesi (15-60 dk). Veya Add-MailboxPermission'da -AutoMapping $true verilmemiş. Çözüm: Outlook'u kapat-aç veya manual olarak File → Open Other User's Folder.
Sorun 2: "Send As" çalışmıyor — mail bounce
Permission verildikten sonra 1-2 saat replication gerekir. Veya kullanıcının "Send As" değil sadece "Full Access" izni var. PowerShell ile doğrula:
Get-RecipientPermission -Identity "destek@sirketiniz.com"
Sorun 3: 50 GB doluyor, ek depolama nasıl?
Plan 2 lisansı ata (50 + 50 GB ana + 1.5 TB archive). Veya retention policy ile eski mailleri otomatik archive'a taşı.
📬 Shared Mailbox Tasarımı + Migration
Ekip için info@/satis@/destek@ shared mailbox yapısı + permission tasarımı + ayrılan çalışanlar için lisans tasarrufu süreci. Microsoft Yetkili CSP destek.
Shared Mailbox Setup →
İlgili Rehberler