info@firmaadi.com, destek@firmaadi.com, satis@firmaadi.com — neredeyse her şirket bu tip "fonksiyonel" mail adreslerine sahip olmak ister. Müşteriler bireysel kişiye değil, role yazar. Birden fazla çalışan aynı kutuya bakar, birbirinin yerine cevaplar. Microsoft 365'te bunun adı Shared Mailbox (Paylaşılan Posta Kutusu)'dır ve tamamen ücretsizdir — lisans gerektirmez. Bu rehberde nasıl kurulduğunu, kullanıcılara nasıl izin verildiğini ve yaygın senaryoları anlatıyoruz.
Shared Mailbox Nedir?
Microsoft 365'te 3 tip posta kutusu var:
- User Mailbox: Bireysel kullanıcı (lisans şart)
- Shared Mailbox: Birden fazla kullanıcının erişebildiği ortak kutu (50 GB'a kadar lisans GEREKMEZ)
- Resource Mailbox: Toplantı odası, projeksiyon vb. rezervasyon için
Shared Mailbox tipik kullanım alanları:
- info@ — genel iletişim
- destek@ — müşteri destek talepleri
- satis@ — satış soruları
- kariyer@ / hr@ — iş başvuruları
- fatura@ / muhasebe@ — mali işler
- siparis@ — sipariş takibi
Adım Adım Kurulum
1. Microsoft 365 Admin Center'a Gir
admin.microsoft.com → giriş yap (Global Admin yetkin olmalı).
2. Shared Mailbox Oluştur
- Sol menü → Teams & groups → Shared mailboxes
- + Add a shared mailbox
- Name: "Info" (görünen ad)
- Email: info@firmaadi.com.tr
- Save changes
3. Kullanıcılara Erişim Ver
- Oluşan kutuya tıkla → Members → + Add members
- Kutuya erişecek kullanıcıları seç (örn. ali@, mehmet@, asistan@)
- 3 izin tipi var:
- Read and manage: Mail oku, klasör yönet, sil (en yaygın)
- Send as: info@'dan kendi adıyla mail gönderebilir
- Send on behalf: "Ali, info adına" şeklinde gönderir
- Save → Outlook'ta otomatik görünür (15-60 dk gecikmeli)
Outlook'ta Görünüm
Erişim verilen kullanıcı için:
- Outlook desktop: Kendi inbox'ının altında "info@firmaadi.com.tr" otomatik görünür (15-60 dk)
- Outlook mobile: Manuel "Add Shared Mailbox" yapılır
- Outlook web: Sağ üst hesap menüsü → "Open another mailbox" → info@ yaz
Mail Gönderme: 2 Yol
"Send As" — Direkt info@'dan Gönder
Müşteri sadece "info@firmaadi.com.tr" görür. Kim gönderdi belli değil. Anonim takım kimliği.
"Send on Behalf" — Ali Adına
Müşteri "Ali on behalf of info@firmaadi.com.tr" görür. Şeffaf kişi sorumluluğu.
Kurumsal tercih: Send As (kişi değil, rol kim gönderdiğini belli etmez).
Yaygın Senaryolar ve Çözümleri
Senaryo 1: Müşteri info@'a yazıyor, biri yanıtladı diğer takım üyeleri haberdar olsun
Çözüm: Outlook → File → Manage Rules → Sent Items'i ortak kutuya kaydet. Set-MailboxSentItemsCopy PowerShell komutu ile.
Senaryo 2: 3 kişilik destek ekibi var, kim hangi maile bakıyor karışıyor
Çözüm:
- Outlook'ta "Categories" (renkli etiketler) — "Bekliyor", "Cevaplandı", "Eskalasyon"
- Veya gelişmiş çözüm: Microsoft 365 Groups + Planner entegrasyonu
- Veya kurumsal: Dynamics 365 Customer Service (ticket bazlı)
Senaryo 3: info@'a günlük 200+ mail geliyor, çoğu spam
Çözüm:
- Defender for Office 365 ile gelişmiş anti-spam (Plan 1)
- Outlook kuralı: "X kelimesi içerenleri otomatik klasöre at"
- Form yerine doğrudan info@ kullanmıyorsan, web sitesinde iletişim formu + reCAPTCHA ekle
Senaryo 4: info@'dan tatil cevabı (out-of-office)
Outlook web → Settings → Automatic replies → "Send replies only to senders in my organization" veya "everyone" + tarih aralığı. Shared mailbox için Outlook desktop'tan yapılabilir.
Lisans Maliyeti: 0 TL
Shared Mailbox 50 GB'a kadar tamamen ücretsizdir. Sadece kutuya erişen kullanıcıların kendi Microsoft 365 lisansı vardır (zaten almış olduğunuz). 50 GB üstüne çıkarsa:
- Exchange Online Plan 1 ($4/ay) → 50 GB → 100 GB
- Exchange Online Plan 2 ($8/ay) → 100 GB sınırı
Çoğu KOBİ için 50 GB yeterli (yıllarca dolar).
Yaygın Hatalar
- "Shared mailbox lisans alıyorum" hatası: Lisans ATAMA. Lisanslı shared mailbox kullanıcı mailbox'a dönüşür ve aylık ödeme başlar.
- "Send Items kaydedilmiyor": Outlook'ta "Save sent items in shared mailbox" PowerShell ile aktif edilmeli.
- "Kutuya erişim verdim ama Outlook'ta görmüyorum": 60 dk bekle, Outlook'u kapat-aç. Hâlâ olmazsa "File → Account Settings → Add" ile manuel ekle.
- "Kullanıcı silindiğinde kutu da gidiyor": Hayır, shared mailbox bağımsız nesne. Sadece o kullanıcının erişimi kalkar.
İleri Seviye: Otomatik Yanıt + Akış
Microsoft 365 Power Automate ile:
- info@'a mail gelince Teams kanalına bildirim
- "Sipariş" konulu mailleri muhasebe@'a otomatik forward
- İş başvurusu mailini SharePoint listesine kaydet, İK'ya bildirim
- SLA: 24 saat içinde cevap verilmemiş mailler için escalation
Sıkça Sorulan Sorular
Shared mailbox kaç kişiye paylaşılır?
Sınır yok — onlarca kullanıcıya verilebilir. Ancak 5+ kullanıcı için workflow karmaşıklaşır, ticket sistemine geçmek mantıklı.
Shared mailbox'a şifre ile giriş yapabilir miyim?
Hayır, doğrudan giriş yok. Erişim kullanıcıların kendi hesapları üzerinden yapılır.
info@firma.com.tr ücretsiz değil mi diyorsun, lisans gerek değil mi?
Microsoft 365 lisansı kullanıcılar için. Shared mailbox lisans gerektirmez.
Eski cPanel mail'imdeki info@ dolu, taşıyabilir miyim?
Evet. IMAP migration ile geçmiş mailler shared mailbox'a aktarılır.
Shared mailbox arşivlenebilir mi?
Evet. Microsoft Purview Retention Policy shared mailbox'lara da uygulanır. KVKK / vergi mevzuatı uyumu için yapılandırılır.
Sonuç
info@, destek@, satis@ gibi shared mailbox'lar Microsoft 365'te ek lisans olmadan kurulur ve birden fazla çalışan tarafından paylaşılır. 50 GB ücretsiz alan yıllarca yeter. Doğru izin yapısı + Outlook entegrasyonu profesyonel takım iletişimi sağlar.
Shared mailbox kurulumu, izin tasarımı ve Power Automate iş akışı için Exchange Online kurulum hizmetimizden destek alabilirsiniz.