Microsoft 365 lisansları kullanıcı başına 1 TB OneDrive sağlar (E3+ ile 5 TB'ye kadar genişler). 50 kişilik bir KOBİ teorik olarak 50 TB depolama bulundururken pratikte %15-30 atıl kalır. Bu yazıda OneDrive storage'ı sistematik yönetmenin pratiğini anlatıyoruz.
OneDrive Quota Yapısı
| Lisans | Default Quota | Max (admin artırabilir) |
|---|
| Business Basic / Standard / Premium | 1 TB | 1 TB (sınır) |
| M365 Apps for Business | 1 TB | 1 TB |
| M365 E3 / E5 / A3 / A5 | 1 TB (varsayılan) | 5 TB (admin manuel artırır) |
| 5+ E3/E5 tenant'ında | 5 TB | 25 TB (Microsoft destek talep edilir) |
| F1 / F3 (frontline workers) | 2 GB | 2 GB (sınır) |
5 TB'ye Yükseltme
E3/E5 müşterileri 5 TB'ye yükseltmek için kullanıcının 90% quota kullandığını veya en az 4 GB veri yüklediğini ispatlamalı:
- Kullanıcı OneDrive'a en az 4 GB dosya yükler (veya 90% quota dolar)
- Admin Center → Active users → kullanıcı → OneDrive sekmesi → Edit storage limit → 5120 GB (5 TB)
- Save
PowerShell ile toplu:
Connect-SPOService -Url https://sirketiniz-admin.sharepoint.com
# 5 TB'ye yükselt
Set-SPOSite -Identity https://sirketiniz-my.sharepoint.com/personal/ali_sirketiniz_com -StorageQuota 5242880
# (5242880 MB = 5120 GB = 5 TB)
Atıl Kullanıcı Tespiti
OneDrive kullanım raporları ile atıl kullanıcıları bul:
- admin.microsoft.com → Reports → Usage → OneDrive activity.
- Period: 180 days.
- "View by user" → CSV export.
- Excel filtre: Files viewed/edited = 0 AND Active days = 0 → atıl kullanıcılar.
Atıl Kullanıcı Tipleri
- Hiç kullanmamış: Yeni çalışan, eğitim gerekli — eğitim ver, KFM (Known Folder Move) aktive et
- Eskiden kullanmış, şimdi atıl: İş değişikliği veya çalışan ayrılma yakında — review
- Ayrılmış çalışan, hesap silinmemiş: Mailbox'ı Shared'a dönüştür + OneDrive yöneticiye devret
Çalışan Ayrıldığında OneDrive Devir
Çalışan ayrıldığında OneDrive verisi şirketin değil bireyin görünür. Devir süreci:
- Active users → kullanıcı → Block sign-in (artık giremesin).
- Admin Center → kullanıcı → OneDrive sekmesi → Get access to files.
- Yöneticiye 90 günlük geçici izin verilir.
- Yönetici OneDrive'a girer, gerekli dosyaları kendi OneDrive'ına veya departman SharePoint'ine kopyalar.
- Sonrasında: kullanıcı silindiğinde OneDrive 30 gün retained kalır, sonra silinir.
- İhtiyaç varsa: Retention policy ile uzatma (Litigation Hold).
Detay: OneDrive Ownership Transfer.
Storage Optimization Senaryoları
Senaryo 1: Eski Müşteri Dosyaları
Sorun: 2018-2020 projelerinin dosyaları her birinin OneDrive'ında.
Çözüm: Departman SharePoint sitesine taşı + retention policy "5 yıl sonra delete".
Senaryo 2: Video / Tasarım Dosyaları
Sorun: Tasarım ekibi 50+ GB video dosyalarını OneDrive'a koyuyor.
Çözüm: Stream for Business (video özel) veya SharePoint dedicated library + Azure Blob (long-term archive).
Senaryo 3: Auto-Backup KFM
Sorun: Kullanıcılar Desktop/Documents/Pictures'a 50 GB+ dosya kaydediyor.
Çözüm: Known Folder Move ile otomatik sync + retention policy (1 yıl sonra archive'a).
Quota Doluyor Uyarıları
Kullanıcı %90 quota'ya yaklaşınca otomatik mail uyarısı:
- %85 doluda: Bilgilendirme mail
- %95 doluda: Sync durdurulur (yeni dosya eklenemez)
- %100'de: Tüm yükleme reddedilir
Bu varsayılan ayarlar. Admin değiştirebilir:
Set-SPOSite -Identity https://sirketiniz-my.sharepoint.com/personal/ali_sirketiniz_com `
-StorageQuotaWarningLevel 800000 # 800 GB (1 TB'nin %80'i)
Storage Pricing — Ek Maliyet
Lisans dahili 1/5 TB yetmezse:
- Per-GB additional: $0.20/GB/ay
- Office 365 Extra File Storage: 1 TB pack ~$200/yıl
- Genelde: Doğru yapılandırma + retention ile fazladan satın alma gerekmez
OneDrive Storage Hijyeni — Haftalık
| Görev | Frekans |
|---|
| Top 10 quota kullanıcısı raporu | Aylık |
| Atıl kullanıcı listesi review | Aylık |
| Ayrılan çalışan OneDrive devir | Her olayda |
| Retention policy review | 6 ayda bir |
| Storage growth trendi | Çeyrek bazda |
Sık Karşılaşılan Sorunlar
Sorun 1: "OneDrive 1 TB sınırı kaldırılamıyor" — E3 olmasına rağmen
Tenant'ta 5'ten az E3/E5 lisansı varsa 5 TB sınırı uygulanmaz. Geçici çözüm: kullanıcı 90% quota kullanana kadar bekleyin, sonra manuel artırın. Veya Microsoft destek talep.
Sorun 2: Kullanıcı silindi ama OneDrive göründü
Silinen kullanıcının OneDrive'ı 30 gün retained. Admin Center → Deleted users → 30 gün içinde restore edilebilir. Sonrasında silinir.
Sorun 3: "Storage limit reached" uyarısı kaybolmuyor — quota artırdım
Cache problem. Kullanıcı çıkış-giriş yapsın. Veya OneDrive client'ında "Settings → Account → Unlink → re-link".
💾 OneDrive Storage Audit + Optimization
Mevcut tüm kullanıcı OneDrive audit + atıl kullanıcı temizleme + ayrılan çalışan devir süreci + retention policy. Microsoft Yetkili CSP destek.
OneDrive Audit →
İlgili Rehberler