Outlook PST dosyaları yıllarca standart "arşivleme" yöntemi olarak kullanıldı. Ancak Exchange Online (Microsoft 365) çağında PST artık önerilmeyen, hatta riskli bir yaklaşımdır. Modern alternatif: Online Archive. Bu rehberde PST sorunlarını, Online Archive avantajlarını ve büyük posta kutusu yönetiminin en iyi uygulamalarını açıklıyoruz.
PST Dosyası Nedir, Neden Sorunlu?
PST (Personal Storage Table), Outlook'un yerel diskinde tuttuğu mail arşiv dosyasıdır. 2000'lerde mantıklıydı ama bugün ciddi problemler:
- Veri kaybı riski: Yerel diskte tutulur, disk arızası = mail kaybı
- Yedek yok: PST dosyaları otomatik yedeklenmez
- Tek cihaz: PST sadece o bilgisayardan açılır, mobilden veya başka cihazdan erişim yok
- 50 GB limit: PST'lerin pratik üst sınırı; üstü bozulmaya açık
- Bozulma: Düzenli olarak corruption yaşar, "scanpst.exe" gerektirir
- KVKK riski: Çalışan ayrılınca PST'sini kaybederse veriler erişilemez olur
- Senkronizasyon yok: Bir cihazda silinen mail diğerinde hâlâ görünür
- Search yavaş: Büyük PST'lerde Outlook arama kilitlenir
- Microsoft 365 admin'lerin görmediği veri: Compliance / eDiscovery için sorun
Online Archive (Bulut Arşiv) Nedir?
Online Archive (eski adıyla "In-Place Archive"), Exchange Online'ın sunduğu ikinci posta kutusu'dur:
- Outlook'ta ana posta kutusunun altında ayrı bir folder ağacı olarak görünür
- Tamamen bulutta saklanır — yerel disk yok
- Diğer cihazlardan da erişilebilir (mobil, web)
- Otomatik yedeklenir (Microsoft tarafında)
- Search hızlıdır (cloud-side indexing)
- KVKK / Litigation Hold uyumlu
Online Archive Boyutu
| Plan | Ana Kutu | Online Archive |
|---|
| Exchange Online Plan 1 | 50 GB | 50 GB (eklenir) |
| Exchange Online Plan 2 | 100 GB | 1.5 TB başlangıç (Auto-Expanding) |
| M365 Business Standard | 50 GB | 50 GB |
| M365 Business Premium | 50 GB | 50 GB (Plan 2'ye yükseltilebilir) |
| M365 E3 / E5 | 100 GB | 1.5 TB Auto-Expanding |
Auto-Expanding Archive: Sınırsız Arşiv
Plan 2 ve E3/E5'te Auto-Expanding Archive aktive edilebilir:
- 1.5 TB dolduğunda otomatik 100 GB chunk'lar eklenir
- Pratikte sınırsız (tek kullanıcıda 100+ TB raporlanmıştır)
- Yöneticiler tarafından PowerShell ile aktive edilir
- Yasal saklama gerektiren mailler için ideal
Online Archive Nasıl Aktive Edilir?
- Microsoft 365 admin center > Users > Active users
- Kullanıcıyı seç > Mail > "Manage mailbox archive"
- "Mailbox archive" toggle'ı aç
- ~1 saat içinde Outlook'ta görünür
- Outlook'u yeniden başlat — solda ayrı bir folder ağacı belirir
Mevcut PST'leri Online Archive'a Taşıma
Yöntem 1: Drag and Drop (Basit)
Küçük PST'ler (1-5 GB) için yeterli:
- Outlook'ta File > Open & Export > Open Outlook Data File
- PST dosyasını aç
- İçindeki klasörleri Online Archive altına sürükle bırak
Yöntem 2: Network Upload (Toplu)
Büyük PST'ler veya çok kullanıcı için:
- Microsoft 365 compliance center > Information governance > Import
- "New import job" oluştur
- PST dosyalarını Microsoft Azure Storage'a yükle (ücretsiz, 14 gün)
- Kullanıcılarla eşleştirme CSV'si hazırla
- "Filter and import" ile arşive aktar
Yöntem 3: 3rd-Party Araçlar
- Stellar Converter for OST
- Kernel for OST to PST
- BitTitan MigrationWiz (kurumsal)
Retention Policy ile Otomatik Arşivleme
Microsoft Purview > Retention policies ile otomatik kurallar:
- "2 yıl önce gelen e-postaları otomatik Online Archive'a taşı"
- "7 yıl önce gelen e-postaları sil"
- "Bütün e-postaları 10 yıl sakla, kullanıcı silinse bile" (Litigation Hold)
Bu kurallar arka planda çalışır, kullanıcı müdahale etmez.
Outlook Arama: Ana Kutu vs Arşiv
Önemli detay: Outlook varsayılan aramada sadece açık olan klasörü arar. Tüm postada arama için:
- Search bar > "Current Folder" yerine "All Mailboxes" seçin
- Veya Outlook ayarlarından varsayılan arama kapsamını "All folders" yapın
OST Dosyası ve Cached Mode
OST (Offline Storage Table) Outlook'un yerel cache dosyasıdır:
- Online Archive da Cached Mode'da indirilir, OST içinde yer kaplar
- Disk yer sorunu için "Mail to keep offline" ayarı: 1 ay / 3 ay / 6 ay / 1 yıl / All
- Eski mailler cloud'da, yenileri local OST'te → arama hızlı + disk az kullanılır
KVKK ve E-posta Saklama
- Vergi/TTK uyumu: Ticari yazışmalar 5-10 yıl saklanmalı
- Litigation Hold: Dava sürerken yasal koruma — kullanıcı silinse bile veri korunur
- Veri sahibi silme talebi: Retention policy'ler ile uyumlu yönetilmeli (vergisel zorunluluk + kişisel hak dengesi)
- eDiscovery: Microsoft Purview ile audit + arama (E3/E5 ile gelir)
Yapılması Gerekenler Listesi
- ☐ Tüm kullanıcılarda Online Archive aktif
- ☐ Mevcut PST dosyaları Online Archive'a aktarıldı
- ☐ PST dosyaları kullanıcı bilgisayarlarından silindi
- ☐ Retention policy ile 2+ yıl eski mailler otomatik arşivleniyor
- ☐ Group Policy ile yeni PST oluşturma engellendi
- ☐ Litigation Hold (gerekiyorsa) aktive edildi
- ☐ Cached Mode "Mail to keep offline" ayarı yapıldı (3-6 ay önerilir)
- ☐ Outlook arama kapsamı "All folders"
Yeni PST Oluşturmayı Engelleme
Group Policy veya Intune ile:
- "Prevent users from adding new content to existing PST files"
- "PreventPst" Registry key
- Kullanıcılar farkında olmadan PST oluşturmasın
PST dosyaları 2000'lerin teknolojisidir, modern Microsoft 365 ortamında risktir. Online Archive + Auto-Expanding + Retention Policy üçlüsü tüm e-posta arşivleme ihtiyacını karşılar — yedekli, mobil, KVKK uyumlu ve sınırsız boyutta.
Exchange Online göçü, PST migrasyonu veya arşiv stratejisi tasarımı için Exchange Online Kurulumu hizmetimizi inceleyin. Plan karşılaştırması için Exchange Online Planları ya da Plan 2 fiyatları için Exchange Online Fiyat sayfası, PST migration danışmanlığı için iletişim.