info@sirketadi.com Tek Bir Kullanıcı mı, Yoksa Paylaşımlı mı?
Türkiye'deki şirketlerin %80'i info@, satis@, destek@, muhasebe@ gibi adresleri kullanır. Burada kritik soru: bu adres tek bir kişiye mi ait, yoksa birden fazla kişi mi okuyor/yanıtlıyor?
İki yaklaşım var:
- Shared Mailbox (Paylaşımlı Posta Kutusu): Birden fazla kullanıcı aynı kutuyu açar, gelen postaları görür ve "info@" adından yanıt verebilir. ÜCRETSİZ (Microsoft 365 lisansı gerektirmez), 50 GB depolama.
- Distribution List (Dağıtım Listesi): Mailler kopyalanır ve birden fazla kullanıcının kişisel posta kutusuna düşer. Yanıt kişisel adresten gider. Ücretsiz.
Hangi durumda hangisi?
| Senaryo | Önerilen |
|---|
| Müşteri "info@" adresine yazıyor, biz de aynı adresten yanıt vermek istiyoruz | Shared Mailbox |
| Sadece bilgilendirme amaçlı, herkes kişisel adresinden yanıt verebilir | Distribution List |
| Yanıt geçmişi tek yerde tutulsun (audit) | Shared Mailbox |
| Sadece "haber bülteni"ni alacak adres listesi | Distribution List |
Shared Mailbox Oluşturma Adımları
Önce Microsoft 365 admin olmanız ve domain'iniz bağlanmış olmalı (henüz değilse: Kurumsal Mail Adresi Alma Rehberi).
1) Exchange Admin Center'a girin
admin.microsoft.com → sol menü → Exchange → Alıcılar → Posta kutuları → Paylaşılan
2) "Posta kutusu ekle" butonu
Görünen ad: Bilgi Hattı
E-posta: info@sirketadi.com
Açıklama (opsiyonel): Genel müşteri sorgu hattı
3) Üye kullanıcıları ekleyin
"Üyelik" sekmesinden info@ adresini açabilecek çalışanları seçin (örn. Ahmet, Ayşe, Mehmet). Bunların kişisel Microsoft 365 lisansları olmalı.
4) Outlook'ta otomatik görünür
~30 dakika içinde Ahmet'in Outlook'unda sol panelde "info - sirketadi.com" klasörü çıkar. Yeni mail yazarken "Kimden:" seçimiyle info@ olarak gönderebilir.
Distribution List (Dağıtım Listesi) Oluşturma
Exchange Admin Center → Alıcılar → Gruplar → Dağıtım listesi
Görünen ad: Tüm Çalışanlar
E-posta: tumcalisanlar@sirketadi.com
Üyeler: ahmet@, ayse@, mehmet@, ...
Dış kaynaktan mail kabul: HAYIR (sadece şirket içi)
Dış kaynaktan kabul edilirse her zaman SPAM riski oluşur — bilinçli olarak açın.
Kaç Adet "info@" Tarzı Adres Açabilirim?
Sınırsız! Shared mailbox'lar 50 GB'a kadar ücretsizdir. Tipik yapı:
info@ — Genel müşteri sorgularısatis@ — Satış ekibidestek@ — Teknik destekmuhasebe@ — Fatura, ödemeik@ — İnsan kaynakları, başvurularkvkk@ — KVKK başvuruları (yasal zorunluluk)
Alias (Takma Ad) — Tek Kullanıcıya Birden Fazla Adres
Eğer satis@ yalnızca tek kişide olacaksa, ona alias ekleyin (yeni kullanıcı açmaya gerek yok):
Admin Center → Kullanıcı → Username → "Takma adlar yönet" → satis@sirketadi.com ekle.
Mailler aynı kutuya düşer, kullanıcı her iki adresten gönderebilir.
SSS
info@ adresi için ekstra Microsoft 365 lisansı almam gerekir mi?
HAYIR. Shared Mailbox ücretsiz. Sadece bu kutuyu açacak kullanıcıların kişisel lisansı olması yeterli.
Shared mailbox 50 GB doldu, ne olur?
Yeni mail kabul edilmez. Çözüm: kutuya bir Exchange Online Plan 2 (~$8/ay) lisansı atayın → 100 GB olur. Plan 1 vs Plan 2.
Eski "info@" maillerini Shared Mailbox'a aktarabilir miyim?
Evet — .pst export/import veya yöneticinin kendi kutusundan klasör taşıma ile.
Cevap "info@" adından mı yoksa kişiselden mi gider?
Outlook'ta yanıt yazarken "Kimden:" satırından seçim yapılır. Varsayılan: kullanıcının kişisel adresi. info@ seçilirse oradan gider, kopyası Shared Mailbox'ın "Gönderilen Öğeler" klasörüne kaydedilir.
Auto-reply (otomatik yanıt) ekleyebilir miyim?
Evet. Exchange Admin → Shared mailbox seç → Otomatik yanıtlar. Out of Office Rehberi.
Kurumsal mail kurulumu için bize ulaşın → CSP partneri olarak Shared Mailbox + DL + Alias yapılandırması dahil.