"Şirket dosyalarını çalışanlar arasında paylaşacağız — SharePoint mu OneDrive mı kullanmalıyız?" — Microsoft 365 kullanıcılarının %90'ının yanlış cevapladığı soru. İkisi de bulut depolama, ikisinde de Word/Excel açılır, ikisi de M365 lisansıyla gelir. Ama yanlış kullanım = paylaşılan dosya kaybolur, çalışan ayrılınca proje verisi yok olur, KVKK denetimde "veri sorumlusu kim?" sorusu cevapsız kalır. Bu rehber 8 senaryoda hangisini ne için kullanmanız gerektiğini, izin yapısını, KVKK farkını ve geçiş yolunu net cevaplıyor.
Tek Cümlede Fark
OneDrive: Bireysel çalışma alanı — sahibi sizsiniz, ayrılırsanız 30-90 gün içinde silinir.
SharePoint: Takım / departman / şirket çalışma alanı — sahibi şirket, kişi ayrılsa da kalır.
Bu basit kuralı anlayan kurumlar 90% senaryoda doğru karar verir. Detayını aşağıda açıklıyoruz.
Karşılaştırma — 1 Tabloda Net Fark
| Özellik | OneDrive for Business | SharePoint Online |
|---|
| Sahiplik | Bireysel kullanıcı | Şirket / Site Owner |
| Kullanıcı ayrıldığında | 30-90 gün sonra silinir | Kalır, yeni sahibe devredilir |
| Varsayılan kapasite | 1 TB / kullanıcı | 1 TB tenant + 10 GB / lisanslı kullanıcı (havuz) |
| Maksimum kapasite | 5 TB / kullanıcı (talep ile) | 25 TB / site, sınırsız site sayısı |
| İzin yapısı | Kişi bazlı paylaşım, sahip merkezli | Grup / rol bazlı (Owners / Members / Visitors) |
| Versiyon geçmişi | Default 500 sürüm | Default 500 sürüm, site bazlı ayarlanır |
| Retention Policy | Var (kullanıcı bazlı) | Var (site / kütüphane bazlı, daha esnek) |
| Recycle Bin | 93 gün | 93 gün + Site Collection 2. seviye |
| Co-authoring (eş zamanlı düzenleme) | Var | Var |
| Office uygulamaları desteği | Word/Excel/PowerPoint Web + Desktop | Word/Excel/PowerPoint Web + Desktop |
| Power Automate / Power Apps entegrasyon | Sınırlı | Geniş — list, library, workflow |
| Teams ile entegrasyon | "Files" sekmesinde kişisel | Her Team kanalının arka planı SharePoint site'tır |
| Information Architecture | Yok (basit klasör) | Metadata, content type, search refiner |
| External sharing kontrol | Tenant + kullanıcı seviyesi | Tenant + site + library seviyesi (granular) |
8 Tipik Senaryo — Hangisi?
1. "Departmanlar arası proje dosyaları"
SharePoint. 10 kişilik proje ekibi 6 ay birlikte çalışacak — proje bittikten sonra arşive kaldırılacak. SharePoint Site oluşturun (Project-XYZ), kütüphane yapın, üyelere "Members" rol verin. Kişi ekibi ayrılırsa dosyalar yerinde kalır, proje yöneticisi yeni gelene aynı role atar.
2. "Çalışan kişisel taslakları, draft'lar"
OneDrive. Henüz yayınlanmamış sunum, taslak rapor, kişisel notlar — başkasının görmemesi gereken şeyler. OneDrive'a koyun, hazır olunca SharePoint'e taşıyın veya link paylaşın.
3. "Şirket içi politika belgeleri (insan kaynakları, KVKK, ISO)"
SharePoint Communication Site. Tüm çalışanlar görsün ama düzenleyemesin — read-only erişim. SharePoint Communication Site + intranet ana sayfası + sürüm geçmişi + onay workflow. OneDrive'da yapılırsa: kişi ayrılınca politika silinir, kimse erişemez.
4. "Müşteriyle dosya paylaşımı (sözleşme, teklif)"
SharePoint dış paylaşım veya OneDrive link. Tek seferlik teklif PDF'i = OneDrive "share via link" + 7 gün expiration. Sürekli müşteri portalı = SharePoint External Sharing site (KVKK için audit log + access review). OneDrive ile paylaşırsanız ve kişi ayrılırsa link ölür.
5. "Teams kanalında dosya paylaşımı"
Otomatik SharePoint. Teams kanalına dosya yüklediğinizde aslında Teams'in arka plandaki SharePoint Team Site'ına gidiyor. "Files" sekmesi SharePoint kütüphanesinin arayüzü. Yani Teams kullananlar farkında olmadan zaten SharePoint kullanıyor.
6. "PDF formlar, doldurulan başvurular"
SharePoint List + Library. Form gönderilir, PDF library'ye düşer, metadata (başvuran adı, tarih) list'te. Power Automate ile onay workflow + e-posta bildirimi. OneDrive'da yapılırsa metadata yok, arama zor, audit yok.
7. "Yıllık denetim için tutulan finansal kayıtlar"
SharePoint + Retention Policy. 10 yıl saklama yasal zorunluluk. SharePoint kütüphanesine koyun + Retention Policy: "Finance-Records-10yr" — 10 yıl boyunca silinemez, label uygulanır. OneDrive'da yapılırsa kişi ayrılınca 90 gün içinde silinir = denetim ihlali.
8. "Geçmişten gelen 500 GB klasör (file server'dan göç)"
SharePoint Document Library. File server'dan SharePoint'e SharePoint Migration Tool (SPMT) veya Mover ile göç. Klasör yapısını korur, izinleri AD grubuna eşler, metadata ekler. OneDrive'a 500 GB taşımak = tek kullanıcının kotasını şişirir, başkası göremez.
İzin Yapısı: 3 Önemli Fark
OneDrive: "Sahip + paylaşılan kişiler"
Sadece 1 sahip vardır (siz). Diğerleri "Düzenleyebilen", "Görüntüleyebilen" veya "Verilen link" olarak listelenir. Sahip ayrılırsa varsayılan olarak yöneticiye otomatik delege devredilir veya "owner change" ile başka kullanıcıya verilir. Tipik hata: Çalışan ayrılır, OneDrive 90 gün sonra silinir, yetkili kimse kontrol etmediği için 200 müşteri sözleşmesi kaybolur.
SharePoint: "Owners / Members / Visitors"
Her site 3 default grupla gelir: Owners (tam yetki), Members (okur/yazar), Visitors (read-only). Daha granular için: kütüphane seviyesi, klasör seviyesi, dosya seviyesi izin atayabilirsiniz (önerilmez — yönetimi zorlaştırır). İdeal: Site bazlı erişim + AD grubu. Kişi ayrılırsa AD grubundan çıkar, otomatik tüm SharePoint içeriklerinden erişimi kesilir.
External Sharing
OneDrive'da default açık (link ile paylaşım). SharePoint'te site bazlı kontrol — "External sharing OFF" yapabilirsiniz. KVKK denetiminde "müşteri verisini hangi dış kişiyle paylaştık?" sorusuna SharePoint Compliance Center cevap verir; OneDrive bireysel olduğu için audit zayıftır.
KVKK Açısından SharePoint Tercih Sebepleri
- Audit Log granular — Kim, ne zaman, hangi dosyayı açtı/indirdi. KVKK Madde 12 + Veri Güvenliği Rehberi şartı. OneDrive'da da var ama site bazlı bütünlük yok.
- Retention Policy site bazlı — "İK belgeleri 10 yıl, pazarlama 3 yıl" gibi farklılaşmış saklama uygulanır.
- DLP (Data Loss Prevention) — Dosya içinde TC kimlik / IBAN / kart numarası varsa otomatik etiketler ve dış paylaşımı engeller. OneDrive'da da etkili ama SharePoint'te policy daha kapsamlı.
- Sensitivity Label — "Confidential / Internal" otomatik etiket. SharePoint Library default label'ı tüm yeni dosyalara uygular.
- Veri sorumlusu netliği — KVKK denetimde "veri sorumlusu kim?" sorusunda OneDrive bireysel = belirsiz, SharePoint kurumsal = net şirket.
Bu nedenle KVKK + M365 rehberimizde kişisel veri içeren tüm operasyonel dosyaları SharePoint'te tutmayı öneriyoruz, OneDrive'ı sadece geçici/draft amaçlı.
"OneDrive'da Önemli Dosyalarım Var, Nasıl SharePoint'e Taşırım?"
Yaygın senaryo: çalışan kişisel OneDrive'ında 50 GB proje dosyası tutuyor, ekibi büyürken paylaşım sorunu çıkıyor. Geçiş 4 adımda yapılır:
- SharePoint site oluştur — admin.microsoft.com > Active sites > Create > Team site (Microsoft 365 Group ile bağlı, Teams entegrasyonu kolay).
- Üyeleri ekle — Team Site açılınca otomatik bir M365 Group oluşur. Üyeleri ekleyin (Members rol).
- OneDrive'dan SharePoint'e taşı — Web arayüzünde dosyayı seç > "Move to" > yeni Team Site > kütüphane seç. Paylaşım izinleri tek tek değil, kütüphane seviyesinde toplu uygulanır.
- OneDrive'da sembolik link veya kısayol bırak — Eski path beklenen yerlerde (Outlook imzası, dökümante edilen URL) kalmasın diye OneDrive'da "Add shortcut to OneDrive" özelliği ile SharePoint kütüphanesine kısayol oluşturun. Kullanıcı kendi OneDrive'ında görür ama dosya SharePoint'tedir.
Maliyet Açısından Fark Yok mu?
Yok. Hem OneDrive hem SharePoint Microsoft 365 Business Basic ($6) ve üstü tüm planlarda dahil. Ayrı lisans gerekmez. Kapasite limitleri:
- OneDrive: Plan 1 ile 1 TB / kullanıcı, Plan 2 ile sınırsız (5 TB başlangıç + büyür).
- SharePoint: Tenant başına 1 TB + lisanslı kullanıcı başına 10 GB havuz. Site bazlı 25 TB limit.
Daha fazla kapasite ihtiyacında: SharePoint Storage Add-on (~$0.20/GB/ay) veya OneDrive Plan 2 quota artırımı. Çoğu KOBİ için default kapasitesi yıllarca yeter.
Sıkça Karıştırılan: Teams Files vs OneDrive vs SharePoint
- Teams chat'te paylaştığınız dosya → OneDrive'a düşer (kişiseldir, sadece chat üyeleri görür).
- Teams kanalında paylaştığınız dosya → Kanalın bağlı olduğu SharePoint Team Site'a düşer.
- Teams "Files" sekmesi → SharePoint kütüphanesinin web görünümü.
- Teams desktop'tan dosyayı kopyalayıp paylaşırsanız → OneDrive'da kopya oluşur (orijinal SharePoint'te kalır). Bu çoğu zaman sorun yaratmaz ancak versiyon karışıklığı için "share original" tercih edin.
Sonuç + Hızlı Karar Matrisi
3 sorulu karar:
- Bu dosya size mi (kişisel)? Yoksa ekibe mi (paylaşılan)? — Kişisel = OneDrive, ekip = SharePoint.
- Çalışan ayrıldığında bu dosyaya erişim devam etmesi gerekir mi? — Evet = SharePoint, hayır = OneDrive yeterli.
- KVKK / hukuki / mali yasal saklama süresi var mı? — Evet = SharePoint + Retention Policy şart, OneDrive yeterli değil.
3 sorudan birine "evet (paylaşım/devam/yasal)" derseniz cevap her zaman SharePoint. OneDrive sadece geçici / kişisel / draft içindir.
Microsoft Yetkili Çözüm Ortağı (CSP) olarak SharePoint Information Architecture tasarımı (site yapısı, kütüphane / metadata, izin matrisi, retention policy) + Teams entegrasyonu + KVKK uyumlu DLP / sensitivity label kurulumu yapıyoruz. İletişime geçin, mevcut OneDrive yapınızdan SharePoint'e geçiş planını çıkartalım.