SharePoint Site Arşivleme ve Yaşam Döngüsü: Stale Content Yönetimi

SharePoint kullanım yıllarına yayılınca tipik KOBİ\'de bile 50-200 site birikir. Bunların önemli kısmı eski proje siteleri, ayrılan çalışanların kişisel siteleri, tek seferlik kullanılmış site'lardır. Aktif olmayan ama silinmemiş site'lar 3 problemi yaratır: storage maliyeti, güvenlik riski (eski izinler), KVKK uyum riski (veri retention belirsizliği). Bu yazıda site yaşam döngüsü yönetiminin pratik adımlarını anlatıyoruz.

Site "Stale" Olduğunu Nasıl Anlarsınız?

Tipik stale içerik sinyalleri:

• Son 6 ay içinde hiç dosya değişikliği yok
• Son 6 ay içinde hiç kullanıcı girişi yok
• Owner ayrılmış veya hesap silinmiş
• Bağlı Microsoft 365 Group expired durumda
• Site içeriği 1 GB altında ve son yıl sıfır aktivite

SharePoint Admin Center — Aktivite Raporu

1. admin.microsoft.com → Reports → Usage.
2. SharePoint site usage seç.
3. Period: 180 days. Filtre: "Sites with no activity".
4. CSV export → Excel\'de incele.

Çıktıda her site için: son aktivite tarihi, file count, storage, owner. Bu tablo arşivleme listenizin başlangıcı.

Microsoft 365 Group Expiration Policy

SharePoint sitelerinin çoğu Microsoft 365 Group\'a bağlıdır. Group'un yaşam süresini sınırlandırarak otomatik temizleme:

1. entra.microsoft.com → Identity → Groups → Expiration.
2. Group lifetime (days): 180 / 365 / Custom.
3. Email contact: renewal mail kim alacak.
4. Enable expiration for: All / Selected groups.
5. Save.

Sonuç:

• Süre sonu yaklaştığında (30 gün kala) owner email alır
• Renew butonu ile süre uzatılır (yeni 365 gün)
• Renew edilmezse expired olur
• 30 gün sonra otomatik silinir (geri alınabilir 30 gün daha)

Manual Site Archive Process

Bireysel site arşivleme için süreç:

1. Owner Bildirimi (T-30 gün)

Site owner'a email: "Bu site 30 gün içinde arşivlenecek. İhtiyacınız varsa yanıtlayın."

2. İçerik Snapshot (T-7 gün)

• Site Settings → Site collection administration → Export site content
• Veya Backup için ayrı SharePoint Backup aracı (Veeam, AvePoint)

3. Site Read-Only Yap (T-1 gün)

SharePoint Admin Center → site → Permissions → "Read-only" lock seç. Yeni edit engellenir ama içerik erişilebilir.

4. Site Closure

1. SharePoint Admin Center → site → Edit → Close site.
2. "Site closed" durumuna geçer, kullanıcılar erişemez (ama silinmemiş).
3. Closed sites listesinde 30 gün durur.

5. Permanent Delete (T+90 gün)

• Closed durumdaki site 30 gün sonra deletable hale gelir
• Admin Center → Deleted sites → permanent delete
• Site içeriği tamamen silinir (geri alınabilir 30 gün)

Microsoft Purview Records Management ile Otomatik

Manuel süreç ölçeklenmiyorsa Records Management retention label:

1. Purview → Records management → Retention labels → Create.
2. Label adı: "Auto-archive after 1 year of inactivity".
3. Retention period: 1 year after last modified.
4. Action: Delete (veya archive to long-term storage).
5. Label\'ı SharePoint sitelere atayın — otomatik enforcement.

PowerShell ile Toplu Audit

Connect-SPOService -Url https://sirketiniz-admin.sharepoint.com
# Son 180 gün aktivite olmayan siteleri listele
$sites = Get-SPOSite -Limit All
$staleDate = (Get-Date).AddDays(-180)
$sites | Where-Object { $_.LastContentModifiedDate -lt $staleDate } |
  Select Url, Title, LastContentModifiedDate, StorageUsageCurrent |
  Export-Csv stale-sites.csv -NoTypeInformation

CSV\'yi review edip arşivleme listesi oluştur.

Storage Optimization Bonus

Site arşivleme ile yan kazanım:

• Microsoft 365 tenant 1 TB+ kullanıcı başına 10 GB. Hesap: 50 user × 10 GB = 500 GB ek storage
• Plus 1 TB SharePoint baseline
• Tipik KOBİ\'de stale sites %20-40 storage tüketir
• Arşivleme ile storage limit\'lerini aşmaktan kaçınırsınız (M365 storage add-on $0.20/GB/ay)

Yaşam Döngüsü Politikası — KOBİ Şablonu

Site Tipi	Aktif Süre	Inaktif Sonrası
Proje sitesi	Proje + 1 yıl arşiv	Otomatik close + 90 gün delete
Departman sitesi	Süresiz, yıllık review	Owner review ile karar
Ekip toplantı/etkinlik sitesi	Etkinlik + 6 ay	Auto-archive
Onboarding ekip sitesi	İlk 6 ay + 6 ay buffer	Migrate to department site
Kişisel OneDrive (ayrılan çalışan)	30 gün hold	Manager review, transfer, delete

İlgili Rehberler

• SharePoint Site İzin Yönetimi
• SharePoint Document Library Best Practices