SharePoint Online Document Library, KOBİ\'lerin belge depolama altyapısının kalbidir. Çoğu kuruluş Library'leri sadece "klasör hiyerarşisi" olarak kullanır ve versioning, retention, metadata, content type gibi gücün %80\'inden faydalanmaz. Bu yazıda admin için pratik best practice setini anlatıyoruz.
Versioning — Major / Minor Sürümler
Versioning, dosyanın her değişikliğinde önceki versiyonu saklar:
Ayar Konumu
- Library → ⚙️ Library settings → More library settings → Versioning settings.
Önerilen Ayarlar
| Ayar | Önerilen | Sebep |
|---|
| Versioning | "Create major and minor versions" (Word/Excel için) veya "major only" (basit) | Draft vs publish ayrımı |
| Major versions to keep | 50-100 | Ransomware sonrası geri dönüş için yeterli |
| Minor versions per major | 10-20 | Çalışma sırasında "geri al" için |
| Require check-out | Off (modern co-author için) | Office\'te eşzamanlı düzenleme |
| Content approval | Off (varsayılan) — sadece düzenli onay süreci varsa açın | Workflow gerekirse Power Automate |
Ransomware avantajı: 100 versiyon saklarsanız, ransomware tüm dosyaları şifreleyince Files Restore ile 30 gün önceki hâle geri dönülür. Versioning olmazsa kurtarma imkansızdır.
Retention Policy — Otomatik Silme/Tutma
Retention 2 katmanlı:
Library Düzeyinde (Information Management Policy)
Belirli süre sonra otomatik silme. Library settings → Information management policy settings.
- "Items created more than 5 years ago: Delete" gibi kurallar
- İstisna: "Documents with status’Active’ not deleted"
Tenant Düzeyinde (Microsoft Purview Retention Labels)
Daha güçlü, granular. Purview → Solutions → Records management:
- Etiketler: "Confidential — 7 years", "Internal — 3 years", "Public — 1 year"
- Otomatik uygulama: dosya adında "fatura" geçenler → "Fatura - 5 yıl saklı"
- Litigation Hold ile süresiz tutma da mümkün
Metadata Kolonları — Klasörden Kurtulun
"Klasör hiyerarşisi" geleneksel ama sürdürülemez. SharePoint'in gücü metadata:
Örnek: Müşteri Dosya Library'si
| Kolon | Tip | Değerler |
|---|
| Müşteri Adı | Single line text | - |
| Müşteri Sektörü | Choice | Finans, Sağlık, Eğitim, vs |
| Belge Tipi | Choice | Teklif, Sözleşme, Fatura, Rapor |
| Sözleşme Bitiş Tarihi | Date | - |
| Gizlilik Düzeyi | Choice | Public, Internal, Confidential |
| İlgili Hesap Yöneticisi | Person | - |
Bu yapı sayesinde:
- "Finans sektörü sözleşmelerini göster" filter ile 1 saniyede
- "Sözleşme bitiş 30 gün içinde" view ile uyarı
- "Confidential" dosyalar otomatik retention 7 yıl
Modern Views — Filter, Sort, Group
Geleneksel "All Documents" view yetersiz. Custom views oluştur:
- Library → Sağ üstte view dropdown → Create new view.
- Örnek view: "Aktif Müşteri Sözleşmeleri"
- Filter: Belge Tipi = Sözleşme AND Sözleşme Bitiş Tarihi > Today
- Sort: Sözleşme Bitiş Tarihi ascending
- Group by: Müşteri Sektörü
- Save → Library home page\'e ekle.
Content Types — Şablon Yönetimi
Content Type, belge şablonu + metadata + workflow paketidir:
Örnek Content Type'lar
- Teklif Şablonu: Word template + müşteri/tarih/tutar kolonları + onay workflow'u
- Sözleşme: PDF template + sözleşme tipi kolon + retention 10 yıl
- Fatura: Excel template + finans onay workflow
Bir Library'ye birden fazla Content Type ekleyebilirsiniz. Yeni dosya oluştururken "+ New" menüsünde her tipi seçim olarak görürsünüz.
Permission Inheritance — Klasör İzinleri
Library içinde tek bir klasöre özel izin verme: Broken inheritance. Dikkat — yönetimi zorlaştırır.
- Klasör → ⋯ → Manage access → Advanced.
- "Stop inheriting permissions" → Yes.
- İzin grupları sıfırlanır, kendi izin yapısını kurarsın.
Best practice: Mümkünse Inheritance\'i kırma. Bunun yerine ayrı Library veya site oluştur. Broken inheritance audit\'i ve test'i zorlaştırır.
Sık Karşılaşılan Hatalar
Hata 1: "Library 5000 öğeyi geçti, view yavaş"
SharePoint List View Threshold 5000. Çözüm: indexed kolonlar oluştur. Library settings → "Indexed columns" → en sık filter edilen kolonu indexle.
Hata 2: "Dosya adında özel karakter, açılmıyor"
SharePoint\'te " * : < > ? / \ | karakterleri dosya adında yasak. URL-encoded fallback ile aşılır ama performans düşer. Çözüm: dosya adı politikası tanımla.
Hata 3: "Versioning bitti, eski versiyonlar gitti"
Max version sayısı doldu, FIFO eski versiyon siler. Çözüm: limit artır (100'e) veya Litigation Hold ile süresiz tut.
PowerShell ile Library Yönetimi
Connect-PnPOnline -Url "https://sirketiniz.sharepoint.com/sites/Marketing" -Interactive
# Tüm library\'leri listele
Get-PnPList | Where-Object {$_.BaseTemplate -eq 101} | Select Title, ItemCount
# Versioning ayarla
Set-PnPList -Identity "Documents" -EnableVersioning $true -MajorVersions 100
📁 SharePoint Library Yapılandırma + Metadata Tasarımı
Mevcut library audit + metadata kolon tasarımı + content type + retention policy + custom view'lar. Microsoft Yetkili CSP desteği ile 1 hafta.
Library Tasarım →
İlgili Rehberler