SharePoint İntranet Kurulumu: Şirket İçi Bilgi Portalı Adımları

Şirketinizdeki çalışanlar her hafta İK'ya "X belgesi nerede?" diye soruyorsa, izin / harcama / satın alma talepleri hâlâ e-posta üzerinden ilerliyorsa ve duyurular karışık WhatsApp gruplarında dolaşıyorsa — bir kurumsal intranet'e ihtiyacınız var. Microsoft SharePoint Online, Microsoft 365 ekosisteminin yerleşik intranet çözümüdür ve doğru kurulduğunda ekip verimliliğini ciddi şekilde artırır. Bu rehberde SharePoint ile intranet kurulumunu adım adım anlatıyoruz: site mimarisi, izin yönetimi, otomatik iş akışları ve kullanıcı eğitimi dahil.

İntranet Nedir, Neden Gerekli?

İntranet, şirket içi bilgi paylaşımı, iş akışı yönetimi ve çalışan iletişimi için kullanılan kapalı bir web platformudur. Mevcut çözümlerin yetersiz kaldığı 5 senaryo:

1. Politika belgeleri dağınık: İK politikası, KKD talimatı, çalışma yönergesi farklı klasörlerde, ne çalışan ne yönetici bulabiliyor.
2. Onay süreçleri manuel: İzin formu PDF olarak indirip dolduruluyor, e-postaya ek olarak yönetici onayına gidiyor — kim onayladı belli değil.
3. Duyurular kayboluyor: Önemli duyuru WhatsApp grubunda 50 mesaj sonrası kayboluyor.
4. Yeni başlayan onboarding: Her yeni çalışana aynı belgeler manuel gönderiliyor, hangi belgeyi imzaladığı takip edilemiyor.
5. Departman silosu: Pazarlama'nın hazırladığı kataloğu satış ekibi haftalarca sonra öğreniyor.

Neden SharePoint Online?

• Microsoft 365 dahil: Ek lisans gerekmez (Business Basic ve üzeri).
• Modern arayüz: Teknik bilgi gerektirmez, web sayfası tasarlamak gibi.
• Mobil uyumlu: SharePoint mobil uygulaması ile telefondan erişim.
• Power Automate entegrasyonu: Onay akışları kodsuz tasarlanır.
• Office Online: Word, Excel, PowerPoint dosyaları tarayıcıda eş zamanlı düzenlenir.
• Teams entegrasyonu: Her Teams takımının arkasında bir SharePoint sitesi var.

Site Mimarisi: Communication vs Team Sites

SharePoint'te iki ana site tipi vardır, her birinin farklı amacı vardır:

Communication Site (İntranet için ideal)

• Amaç: Tek yönlü bilgi yayını (duyuru, politika, haber)
• Hedef: Tüm çalışanlar okuyucu
• Örnek: "Şirket Ana Sayfa", "İK Portalı", "Kalite Sistemi"
• Tasarım: Banner, news, hub, hero web part'lar

Team Site (Ekip çalışması için)

• Amaç: Ekip içi belge paylaşımı, iş akışı, görev takibi
• Hedef: Belirli bir ekibin üyeleri (10-50 kişi)
• Örnek: "Pazarlama Ekibi", "ERP Projesi", "Q4 Bütçe Çalışması"
• Otomatik: Microsoft 365 grubu + Teams takımı oluşturulur

Adım Adım Kurulum

Adım 1 — Site Planlaması (Excel'de mimari)

Kurulum öncesi mutlaka bir site haritası hazırlayın. Excel veya Visio'da:

• Hub site: "Şirket Anasayfa" (Communication Site, ana giriş)
• Departman siteleri: İK, Muhasebe, Satış, Pazarlama, IT, Kalite (her biri Communication Site, hub'a bağlı)
• Proje siteleri: Ad-hoc Team Site'lar (proje bazlı oluştur, biten projeleri arşivle)

Adım 2 — Hub Site Oluştur

1. SharePoint admin center → Active sites → Create
2. Communication site seç → "Topic" template
3. Site name: "Şirket Anasayfa" / "Microsoftkurumsal İntranet"
4. Site address: /sites/intranet
5. Oluştur, sonra Settings → "Register as hub site"

Adım 3 — Departman Sitelerini Hub'a Bağla

Her departman sitesi oluşturulduktan sonra:

1. Site Settings → Hub site association
2. "Şirket Anasayfa" seç
3. Otomatik olarak ortak header, navigation ve arama ile birleşir

Sonuç: tek bir intranet ağı, tutarlı görünüm, birleşik arama.

Adım 4 — İzin Yapısı

SharePoint izinleri 4 katmanlıdır:

• Site: Tüm site (Owner, Member, Visitor)
• Library: Belirli bir kütüphane (Doküman, Liste)
• Folder: Belirli bir klasör
• Item: Belirli bir dosya/öğe

Best practice: İzinleri Microsoft 365 grubu üzerinden yönet. Tek tek kullanıcıya izin verme, gruba ver. Personel değişiminde sadece grup üyeliğini güncelle.

Adım 5 — İçerik Yapılandırma

Her departman sitesinde standart kütüphaneler oluştur:

• Politikalar: KVKK, ISO, KKD, etik kod
• Formlar: İzin, harcama, malzeme talep, lojistik formları
• Eğitim: Onboarding videoları, kullanım kılavuzları
• Duyurular: News web part ile haftalık güncellenen liste

Önemli dosyalara metadata (etiket) ekle: yıl, departman, durum (taslak/aktif/arşiv). Filtre + arama buradan güç alır.

Adım 6 — Power Automate ile İş Akışları

SharePoint listelerine yeni öğe eklendiğinde otomatik aksiyonlar:

• İzin talebi → Yönetici onayı: Çalışan formu doldurur, yönetici onay maili alır, "Onayla / Reddet" butonu — onaylanırsa İK'ya bildirim, takvime ekle.
• Harcama formu → Muhasebe onayı: 1000 TL altı otomatik onay, üstü manuel.
• Yeni belge yüklendi → Teams kanal mesajı: İlgili departman bilgilendirilir.
• Onboarding checklist: Yeni çalışan eklendiğinde 15 görev otomatik atanır.

Adım 7 — Mobil Erişim ve Eğitim

• SharePoint mobile app: iOS/Android — kullanıcılar push bildirim alır.
• Teams entegrasyonu: SharePoint sayfaları Teams kanallarına sekme olarak eklenebilir.
• Eğitim: 1-2 saat uzaktan eğitim + PDF kullanım kılavuzu yeterlidir.

Yaygın Hatalar ve Çözümleri

Hata	Çözüm
Tek devasa site	Hub + departman siteleri ile böl
Tek tek izin verme	M365 grupları üzerinden yönet
Klasör derinliği > 4	Metadata + filtre kullan, klasörü azalt
Tüm dünyaya açık paylaşım	External sharing politikası: "Specific people, expire 30d"

Sıkça Sorulan Sorular

SharePoint kurulumu kaç sürer?

Site mimarisi, izin tasarımı ve göç dahil 10-50 kullanıcılık bir KOBİ için 1-2 hafta, 200+ kullanıcılı kurumlar için 4-8 hafta tipiktir. Profesyonel kurulum hizmetimiz bu süreyi yarıya indirir.

Yerel dosya sunucusundan SharePoint'e nasıl göç edilir?

Microsoft'un ücretsiz SharePoint Migration Tool (SPMT) ile klasör hiyerarşisi, izinler ve sürüm geçmişi korunarak göç edilir. Daha büyük göçler için Mover tercih edilir.

SharePoint mı SharePoint Server mı tercih etmeliyim?

Modern kurulumlar için SharePoint Online (bulut) önerilir: bakım yok, otomatik güncelleme, mobil erişim hazır, Power Automate dahil. Yerel SharePoint Server sadece çok özel uyumluluk gereksinimleri olan kurumlar (savunma, devlet) için.

Mevcut intranetimiz Wordpress / kendi yazılımımız var, SharePoint'e geçmeli miyim?

Eğer Microsoft 365 lisansınız varsa evet — çift sistem maliyetli ve Microsoft 365 entegrasyonunu kaçırırsınız (Outlook, Teams, OneDrive entegrasyonu yok). Geçiş 1-2 ay içinde tamamlanabilir.

Power Automate öğrenmesi zor mu?

Hayır, sürükle-bırak görsel tasarımcısı vardır. Standart akışlar (onay, bildirim) için 1-2 saatlik eğitim yeterlidir. Karmaşık akışlar (harici sistem entegrasyonu, koşullu mantık) için Power Platform danışmanlığı alınabilir.

Sonuç

SharePoint ile kurumsal intranet, Microsoft 365 ekosistemindeki en yatırım/getirisi yüksek araçtır. Doğru kurulduğunda İK çağrılarını %85, manual onay süreçlerini %70 azaltır. Tek başına maliyeti yoktur — Microsoft 365 lisansınızda zaten dahildir.

Profesyonel kurulum, izin tasarımı, Power Automate akışları ve kullanıcı eğitimi için Teams & SharePoint kurulum hizmetimizden faydalanabilirsiniz. İletişim formu ile ücretsiz analiz talebinde bulunun.