Microsoft 365 kullanıcılarının en sık kafa karışıklığı yaşadığı konulardan biri: "Bu dosyayı OneDrive'a mı SharePoint'e mi koymalıyım?" Her iki servis de Microsoft 365 lisansında dahildir, dosya saklama yapar, sürüm kontrolü sunar ama tasarım amaçları farklıdır. Bu rehberde net bir karar matrisi paylaşıyoruz.
OneDrive Nedir? Kişisel Bulut Depolama
OneDrive for Business her kullanıcıya bireysel olarak verilen 1 TB bulut alanıdır:
- Sahibi: O kullanıcı (örn: ahmet@sirket.com)
- Erişim: Sadece sahibi + sahibinin paylaştığı kişiler
- Senkronizasyon: Bilgisayar ve mobil cihazda yerel klasör olarak görünür
- Use case: Kullanıcının kendi belgeleri, taslaklar, kişisel arşiv
SharePoint Nedir? Ekip ve Kurumsal Kütüphane
SharePoint Online ekiplerin ortak kullandığı bulut alanıdır:
- Sahibi: Ekip / departman / şirket
- Erişim: Tanımlı yetkiye göre — herkes, ekip, belirli kişiler
- Yapı: "Site" (örn: Pazarlama Departmanı) > "Belge Kütüphanesi"
- Sınırsız depolama (kurumsal sözleşmede)
- Use case: Ortak projeler, şirket arşivi, intranet, ISO dokümanları
Hızlı Karar Matrisi
| Soru | OneDrive | SharePoint |
|---|
| Sadece sen mi kullanacaksın? | ✓ | — |
| Birden fazla kişi mi kullanacak? | — | ✓ |
| Sen ayrılınca dosya kaybolmamalı mı? | — | ✓ |
| Kişisel taslak / not mu? | ✓ | — |
| Kurumsal proje dokümanı mı? | — | ✓ |
| İzleyenler değişebilir mi? | Sınırlı | Esnek (yetki grupları) |
Klasik Hata: Her Şey OneDrive'da
Yeni Microsoft 365 kullanıcılarının en sık hatası tüm dosyaları OneDrive'da tutmaktır. Bunun sorunları:
- Personel ayrılınca veri kaybı: Kullanıcı silindiğinde OneDrive 30 gün sonra otomatik silinir (transfer yapılmazsa)
- Ekip dosyası kaybolur: "Ahmet'ın OneDrive'ında olan müşteri raporu Ahmet ayrılınca kayıp"
- Paylaşım kaosu: Aynı dosyanın 5 kişiyle ayrı ayrı paylaşılması, sürüm karışıklığı
- Yetki yönetimi zor: Ekip değişince tek tek paylaşımı güncellemek gerekir
SharePoint Nasıl Yapılandırılır?
İdeal SharePoint yapısı şirket büyüklüğüne göre değişir. 50-200 kişilik bir KOBİ için örnek:
1. Departman Site'leri
- "Yönetim" — yöneticiler, finansal raporlar, karar tutanakları
- "Satış" — teklif şablonları, müşteri portföyü, fiyat listeleri
- "Pazarlama" — kampanya dokümanları, marka rehberi, içerik arşivi
- "İK" — ÖİS, performans, izin formları (KVKK uyumlu, sınırlı erişim)
- "IT" — politikalar, lisans envanteri, manuel
- "Operasyon" — prosedürler, ISO 9001 dokümanları
2. Proje Site'leri (Geçici)
- "Proje X — Müşteri Y" — proje süresince aktif, sonunda arşive alınır
- Müşteri için Teams misafir erişimi verilebilir
3. Şirket Geneli Site (Intranet)
- "Şirket İçi" — duyurular, organizasyon şeması, kantin menüsü, telefon rehberi
- Modern SharePoint sayfaları ile mobil uyumlu intranet
Senkronizasyon: Bilgisayarda Klasör Olarak Görme
Her iki servis de bilgisayarda yerel klasör olarak senkronize edilebilir:
- OneDrive simgesi (mavi): Kişisel dosyalar
- OneDrive simgesi (her şirket logosu): Senkronize edilmiş SharePoint kütüphaneleri
- "Files On-Demand": Dosyalar yerel kapasite kaplamaz, açtığınızda indirilir
Dosya Sürümü ve Geri Yükleme
Her iki serviste varsayılan ayarlar:
- 500 sürüm her dosya için tutulur (her kayıtta yeni sürüm)
- 30 gün geri dönüşüm kutusu — silinen dosya 30 gün geri yüklenebilir
- Files Restore (OneDrive): 30 gün öncesine kadar tüm OneDrive geri yüklenebilir (ransomware sonrası kritik)
İzin Yapısı: Kim Neye Erişebilir?
OneDrive Paylaşımı
- "Linki olan herkes" (anonim) — KVKK için riskli, kısıtlanabilir
- "Şirketteki kişiler" — Domain içi kullanıcılar
- "Belirli kişiler" — Tek tek seçim, daha güvenli
SharePoint Yetki Grupları
- Owners: Tam kontrol
- Members: Düzenleme
- Visitors: Sadece okuma
- Microsoft 365 grubu üzerinden yönetilir, kişiler grup'tan eklenince/çıkınca yetki otomatik güncellenir
Teams Entegrasyonu
Microsoft Teams'te bir takım oluşturduğunuzda otomatik olarak:
- Bir SharePoint site oluşur (takımın belge kütüphanesi)
- "Files" sekmesinde gördüğünüz aslında SharePoint
- Yani Teams ekibinizin dosyaları zaten SharePoint'te
Hangi Dosya Nereye? — Kuralı
- Sadece sen kullanacaksan ve geçiciyse → OneDrive
- Birinden daha fazla kişi kullanacaksa → SharePoint
- Sen ayrılınca da kalmalıysa → SharePoint
- Müşteri paylaşımı ise → SharePoint (yetki kontrolü daha sağlam)
- Şüpheliysen: SharePoint'e koy. Çok kuralcı oluyorsa OneDrive'dan SharePoint'e taşımak kolaydır.
Migration: OneDrive'dan SharePoint'e Taşıma
OneDrive'da biriken ortak dosyaları SharePoint'e taşımak gerekirse:
- Drag-and-drop: Web tarayıcıdan veya senkronize klasörden
- Migration Manager: Microsoft'un kendi taşıma aracı (toplu transferler için)
- 3rd-party araçlar: ShareGate, AvePoint (büyük kurumsal taşımalar)
KVKK ve Bilgi Yönetişimi
- OneDrive: Kişisel veri içerebilir, kullanıcı sorumluluğu büyük
- SharePoint: Information Protection ile sınıflandırma kolay, denetim merkezi
- Hassas verilerin OneDrive'da kaybolması KVKK riskidir; SharePoint daha kontrollü
Genel kural: ortak değer üreten her dosya SharePoint'te, kişisel taslaklar OneDrive'da olmalı. Bu basit kural KVKK uyumunu kolaylaştırır, personel ayrılma riskini sıfırlar, ekip işbirliğini artırır.
SharePoint kurumsal yapılandırması için Teams + SharePoint Kurulum hizmetimizi inceleyebilir, uygun M365 planı için iş planları sayfamıza bakabilir, OneDrive detayları için OneDrive for Business sayfamıza ya da şirketinize özel danışmanlık için iletişim formumuza yönlenebilirsiniz.